לקראת אירוע Output Management by FormIT: שיחה עם ערן לוי, מנהל מדור מוקד והפצה על יישום FormIT בחברה

"פתרון ה-FormIT, מאפשר לנו לנהל את כל תהליך הפקת הדוחות לעמיתים 'Inhouse' - דבר התורם לקיצור זמני הפקתם, הוזלה בעלויות, ושידרוג השירות ללקוחותינו"

חברת הביטוח הפניקס בחרה לשדרג את אופן הפקת הדוחות השנתיים לעמיתים ומערך הפצתם באמצעות פתרון FormIT ומודול ה-Sendit של קבוצת אמן. הפתרונות שהוטמעו מאפשרים להפניקס ליצור מסמכים מוכווני לקוח ולעצבם בקלות. זאת לצד ניהול מערך ההפצה הארגונית בצורה מהירה ופשוטה.

ערן, תוכל לספר לנו מדוע בחרתם בפתרונות אלו, ומה היה הרקע לכך?
"הרקע היה דרישה עסקית לשליחת הדוחות השנתיים ללקוחות במיילים ובדואר ישראל. השינויים ברגולציה הצריכו מאיתנו להטמיע פתרון מחשוב להפקת דוחות שנתיים מקוצרים ומפורטים אודות חיסכון ארוך טווח של העמיתים. חיפשנו פתרון שיצור את הדוחות בצורה מהירה, אחידה ובעיקר קלה. אחרי בחינת ההיצע בשוק, בחרנו ב-FormIT של קבוצת אמן ככלי הפיתוח ליצירת מערכת דיווחים אוטומטית ובמודול ה-SendIT ככלי ההפצה המרכזי של הארגון. באמצעות פתרונות אלו אנו מספקים את שירות הדיווחים הטוב ביותר, הדוחות התקופתיים מעוצבים בפורמט ידידותי המותאם לדרישות משרד האוצר, כך שללקוחותינו יש את המידע הדרוש להם בצורה מופשטת ונגישה".

כיצד הפתרונות החדשים שדרגו את תהליך העבודה ואילו פונקציות חדשות קיימות שלא היו בעבר?
"בעבר, התהליך היה ארוך ומייגע וכלל הרבה טסטים. תחילה, הכנו קבצי מידע עבור הדוחות ושלחנו אותם אל בתי הדפוס. בשלב זה נאלצנו להמתין עד להפקתם, לאחר מכן ביצענו קליטה של הקבצים אצלנו במערכת בארכיון הממוחשב, כאשר בשלב הסופי הפצנו את הדוחות התקופתיים לכלל לקוחותינו באמצעות דואר ישראל. כעת, פתרון ה-FormIT מאפשר איסוף מידע ונתונים מהמערכות הפנימיות באמצעות מנוע אינטגרציה חזק מאוד, כך שניתן ליצור מסמכים מוכווני-לקוח הניתנים לעיצוב בקלות. הדבר תרם לכך שמעבר לזה שנראות הדוחות השתפרה לטובה, כל תהליך ההפקה מתבצע 'Inhouse' אצלנו בהפניקס מה שהוביל לקיצור זמני ההפקה של הדוחות, הוזלה בעלויות זמן הפיתוח של תהליך הפקתם ושיפור השימוש והתפעול של הארכיון הקיים.

כמו-כן, בעזרת מודול ה-SendIT של קבוצת אמן, אנו יכולים לנהל את כל מערך ההפצה הארגונית בערוצי השיווק השונים בצורה מהירה ופשוטה. להבדיל משנים קודמות בהן היינו מבצעים את ההפצה רק באמצעות דואר ישראל והתהליך היה יקר מאוד, כיום ישנה הוזלה של כל התהליך מאחר ואנו מבצעים את מירב השליחות ללקוחות באמצעות המייל ובמידה ויש כשלים בהעברה או בהתאם לבקשת הלקוח אנו שולחים את המידעים הללו בדואר.

מעבר לכך, מערך ההפצה החדש מאפשר לערוך בקרות שליחה, ניטור חכם ודוחות תפעוליים על פי קריטריונים שונים. כך ניתן לעקוב אחר שליחת המידעים ללקוחות ולדא שאכן קיבלו את אלו בהתאם לבקשתם.